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生産性向上シリーズ

テンミニッツが生産性を向上させる <生産性向上シリーズ>

投稿日:2019年3月22日 更新日:

 突然ですが、私は仕事の効率が悪く、とにかく仕事が遅いです。(会社でも有名です、、、悲しい、、、)
 今までは「自分は仕事が遅くても質が高いのだ!」と考えておりましたが世の中では80%のクオリティで良い理論もあるようですし、世間は私に厳しい状況です。

そんな私が今半年以上続けているいいTODO表があります!それがこれ

カンミ堂さんの「テンミニッツ」という製品です。これは卓上タイプなのですが、手帳タイプなんかもあります。
では簡単に使い方を、、、

使い方① 仕事をリストアップしよう!

3区画に分かれたボードに3種類のふせんで構成されています。
使い方は簡単!

優先順位に合わせてそれぞれの欄に自分が抱えているタスクをふせんに書いて貼り付けます。ふせんは以下の3種類(30分、60分、120分)ありますので、仕事の内容に合わせて選びましょう!ちなみに、黄色のふせんは「自分以外の誰かと関係するタスク」として使います。打ち合わせとか、アポとか自分の都合で変えれないやつですね!(今気づきましたがこの後の説明で黄色のふせん平気で変えちゃってますね(笑)ご了承を、、、、)


 「いやぁ、そもそも自分の仕事が遅くてどのくらいかかるか分からないなぁ」
とお思いの方!安心してください!私もそうでした。
このテンミニッツを使うポイントでもあるのですが

<自分はどの仕事をするとどれだけの時間がかかるのか?>

 これを考え始めることがとても重要です。(こんな初歩的なことを私はちゃんと理解できていませんでした、、、)

使い方② 今日のタスクを時間に合わせて張っていこう!

自分の1日のスケジュールに合わせてタスクを張っていきます。
私のやり方では、前日にタスクを張り出し、翌日会社に来て仕事を始める前に10分ほど考えてタイムテーブルに貼り付けます。
「お客様の依頼とか周りの影響で仕事が遅れたりしちゃうよ」
と不安の方。問題ありません!それがふせんの良さです。
 私は営業職ですので、お客様からの電話やメールの依頼で急遽の対応することが多くあります。つまり、タイムテーブル通りに進まないことが多々あります。
そんなときは

使い方③ 状況に合わせて臨機応変に変えていこう!

ふせんをずらしてしまいましょう!それができるのがテンミニッツです!自分の仕事スピードが遅ければ余裕を持って張りなおす、次回からはその時間を理解してふせんを選んでトライ&エラーです!
 これを繰り返すだけで仕事の効率がかなり上がりました。帰る時間は0.5~1時間/日 は早くなったと思います。というのも、今やるべきものかどうかの判断もつきますし、自分がやらないで得意な人に任せたほうがいい!などの判断もつきやすいからです。

使い方④ 外出が多い営業マン等の仕事の人は??

 私は営業のため週の2~3日は外出します。そんな人には下写真の手帳タイプをお勧め!

構成は卓上のものと変わりませんね。
私は出張などで外出する際はTODOタスクをこちらに張り替えてリストが途切れないようにしてます!面倒に思いますがふせんですからそんなに面倒じゃないですよ!

総論 生産性向上の鍵は「道具」ではなく「把握」すること

 今までの私はとにかく目の前の重要なものから仕事を進めていくのが最速だと考えていましたが、実は作業効率的に考えると実は優先度が低かったり、そんなにやらなくてもいいことだったりと、じっくり考えれば優先順位がちがうものがあったと思います。
 まずはやるべきことを「把握」し、どのように「実行」していくのかを頭の中でシミュレートし、逐一「軌道修正」していく。考える時間を無理やりでも作ってみることをおススメします!

おまけ!

ふせんのリフィルもあります。

このふせんが結構曲者でして、、、、「他のふせんで代用すればいいじゃん!」と思われますが、絶妙にこの大きさがありません!もちろんメーカーはそこをねらいますよね。切ったりすれば合わせられるのですがそれこそ生産性の減!買っちゃうことをおススメします。
 ちょうど無くなって張り替えたので張替えの仕方の写真張っておきますね。

OLYMPUS DIGITAL CAMERA
完成!

書いてませんでしたが、背面で角度の調整が2段階でできます!私はパソコンのモニターの上に置いているので70°(立つ方)に調整してます。

以上になりますが本日もご覧頂き誠にありがとうございました!
生産性向上の方法や道具、考え方について紹介していきたいと思いますのでお時間あるときにご覧頂けますと幸いでございます!ではまた!

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